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nmz-archiv
nmz 2004/03 | Seite 8
53. Jahrgang | März
Musikwirtschaft
Mit geringem Aufwand zu perfekter Organisation
Selbstmanagement-Serie Teil 5: Das eigene Sekretariat
13 Jahre Schule, fünf Jahre Uni und jetzt einen Traum vor
Augen! Eva (so nenne ich die Heldin unserer kleinen Geschichte)
findet im Briefkasten heute ihr Diplom als Konzertpianistin und
obendrein noch ein kleines Paket mit einer faustdicken Überraschung.
Ihre Eltern haben mit den besten Wünschen für sie ein
kleines Büro gemietet, ratzekahl leer und mit dem nötigen
Freiraum zum Aufbau der eigenen Karriere. Eva staunt die Büroschlüssel
an und in ihrem Kopf beginnt es zu klicken. In welcher Umgebung
kann ich am besten arbeiten? Was kann ich selbst ins Büro einbringen
und was muss ich dazu kaufen? Welche Anschlüsse muss ich verlegen
lassen und wer wird an meinem Arbeitsplatz verkehren? Teil 5 der
Serie „Selbstmanagement für Musiker“ sucht nach
Antworten auf wichtige Fragen zum optimalen Büroarbeitsplatz.
Instinktiv macht Eva den ersten richtigen Schritt. Mit der Lupe
begutachtet sie den Raum und besucht anschließend den Hausmeister.
„Wie weit darf ich den Raum verändern, in welchem Zustand
muss ich ihn zurückgeben? Welche Anschlussarten für Telekommunikationsgeräte
bestehen schon?“ Versorgt mit Information macht sich Eva an
die Planung. Büroarbeit fällt ihr als Berufsmusikerin
bislang nicht eben leicht. Es ist darum ihr Ziel, bei Arbeitsmitteln
auf höchsten Anwendungsnutzen zu bestehen und sich die Bürozeit
mit angenehmer Atmosphäre zu verschönern.
Es lohnt sich also für Eva, Energie in einen neuen Anstrich
zu stecken und wie ein Zahnarzt die faulen Stellen der Fußleisten
zu kitten. Geputzte Scheiben sorgen für Licht und Glanz, ein
belastbarer heller Teppich für ein warmes Grundgefühl.
Bei den Möbeln kommt Eva richtig ins Grübeln. Soll sie
ihre alten Stücke mitnehmen oder ganz bei null anfangen? Eva
entscheidet sich für neue, nach ergonomischen Maßstäben
ausgewählte Möbelstücke.
Aufgabe 1 „Büro-Check“
Wie wirkt Ihr Büro? Nehmen Sie sich Zeit, die Farben und Formen
ihres Büros aufzumalen und deren Wirkung nachzuspüren.
Markieren Sie auf einer Skizze die häufigsten Laufwege. Fragen
Sie zwei oder drei Freunde bei einem Besuch in ihrem Büro nach
ihren Gefühlen während ihres Aufenthalts. Verweilen Sie
und Ihre Gäste gerne in ihrem Büro? Spüren Sie eine
positive Arbeitsatmosphäre? Eva findet bei Ikea für 39
Euro den Schreibtisch „Manne“, der keinerlei Ecken hat
und mit seinen Rundungen ihre Phantasie beflügelt. „Manne“
wird ihr als Schaltzentrale dienen, doch worauf soll sie sitzen?
Eva besucht ein Fachgeschäft und lässt sich beraten. Zwar
verlässt sie das Geschäft mit einem hochwertigen Stuhl,
aber sie entscheidet sich darüber hinaus, an ihrem Tisch ein
Stehpult („Highdesk“ von Schäfer, zirka 139 Euro)
anzuschrauben. Eva wird zukünftig die Hälfte Ihrer Schreibarbeiten
stehend in kontrollierter Rückenhaltung verrichten.
Aufgabe 2 „Ergonomie-Check“
Wo ecken Sie in Ihrem Büro an, welche kantigen Möbel können
durch runde Formen ersetzt werden? In welcher Haltung arbeiten Sie?
Ergänzen Sie ihren Schreibtisch um ein Stehpult, um zeitweilig
stehend zu arbeiten. Überprüfen Sie den Zustand Ihrer
Pflanzen (oder Fische). Ist die Luft in Ihrem Büro ausreichend
befeuchtet?
Eva richtet ihren Schreibtisch so aus, dass sie mit einer Wand im
Rücken Richtung Türe blickt. Diese Ausrichtung verleiht
ihr ein sicheres Gefühl. An der gegenüberliegenden Seite
bringt sie ein Whiteboard mit den Maßen 900 x 1200 mm (Bi-Office,
zirka 95 Euro an. Das Whiteboard nutzt Eva bei Kreativsitzungen
und bei Präsentationen vor Kunden. An das Fenster stellt sie
eine Pflanze mit großen runden Blättern (etwa eine Geigenfeige
oder Monstera). Rechts von der Türe entsteht zusätzlich
zu einer winzigen Garderobe Evas Versorgungsecke. Ein kleiner runder
Beistelltisch enthält alle Utensilien für eine gelungene
Besprechung (Kaffeemaschine, Teekocher oder Thermoskanne). Außerdem
stehen hier Klappstühle bereit, die Eva bei Besuch rund um
„Manne“ positioniert.
Aufgabe 3 „Empfangs-Check“
Sind Sie auf plötzlichen Besuch vorbereitet? Stellen Sie mehrere
Klappstühle für Besucher bereit. Ist Ihr Büro sauber?
Schaffen Sie einen frischen Vorrat an Getränken und Snacks
für Gäste an. Das Büro bietet im Rahmen der bisherigen
Möblierung viel Platz für Inspiration. Eva möchte
den positiven Gesamteindruck erhalten und entscheidet, die Aufbewahrung
von Dokumenten auf das Nötigste zu beschränken. Links
von der Türe positioniert sie einen verschließbaren Schrank,
der Fachliteratur, Aktenordner und Büromaterial enthält.
In den oberen Fächern ordnet Eva Bücher zu Themen wie
Management, Kreativität, Kommunikation, Pädagogik oder
Software ein. Unterhalb der Bücher stellt Eva Aktenordner ein.
Die Ordner werden mit großen Buchstaben beschriftet. Sie verwendet
die Buchstaben „A“, „P“ und „Dok“
als Oberbegriffe. „A“ für Administration enthält
Post, Korrespondenz, Rechnungen, Kopien – eben alles was zur
Verwaltung gehört. Zu „A“ gehören Unterunterschriften
wie „Bank“, „Budget“, oder „Versicherung“.
Der Buchstabe „P“ steht für Projekt, also Evas
Dienstleistung als Konzertpianistin, als Musiklehrerin oder ihre
erste Plattenproduktion. Auch hier erleichtern Unterbegriffe wie
„Akquisition“ oder „Verträge“ die Suche
nach dem richtigen Dokument. Die Buchstaben „Dok“ bezeichnen
die Dokumentation, das heißt Literatur, Adressen, Kataloge
oder Zeitschriften.
Die Ordnerbeschriftung nutzt Eva zu einem Kunstgriff. Sie schafft
sich für „A“ rote, für „P“ blaue
und für „Dok“ grüne Ordner an. Auf ihrem Schreibtisch
stellt Eva eine rote, eine blaue und eine grüne Ablage zur
Erfassung und Bearbeitung diesbezüglicher Themen auf. Neben
die Ablagebehälter stellt Eva zwei Rollenkarteien der Firma
„Rolodex“ für Telefonnummern (zirka 30 Euro) und
für Visitenkarten (zirka 38 Euro). Daneben legt sie zwei Pultordnermappen
(zirka je 14 Euro) mit der Sortierung 1 bis 31, mit Hilfe derer
sich Unterlagen einzelnen Tagen zuordnen lassen.
Aufgabe 4 „Logistik-Check“
Beschriften Sie Ihre Aktenordner mit den Buchstaben „A“,
„P“ und „Dok“ sowie Unterunterschriften.
Schaffen Sie Ablagen in den Farben ihrer Ordner an. Büromaterial
bestellt Eva bei einem Großhändler: Bleistifte, Spitzer,
Lineale, Tesafilm, Verpackungsklebeband, Packband-Abroller, Alleskleber,
Etiketten, Registraturen, Papier... Weil Eva einen verschließbaren
Schrank wählt, nehmen Materialien, Aktenordner und Bücher
nicht ständig ihren Blick gefangen. Sie achtet darauf, dass
der direkte Verbindungsweg vom Schreibtisch zum Schrank niemals
verstellt oder durch Kabel behindert wird.
Aufgabe 5 „Material-Check“
Stellen Sie eine Liste mit Büroartikeln auf, die Sie regelmäßig
verwenden und aufbrauchen. Bestellen Sie die Kataloge von Großhändlern
wie Viking, Schäfer oder Allago. Vergleichen Sie die Preise
zu den Artikeln auf Ihrer Liste. Die technische Ausstattung des
Musikersekretariats überlegt sich Eva sehr gründlich.
Sie entscheidet sich für eine preisgünstige DSL-Flatrate,
weil sie ihre Künstler-Homepage selber pflegen will. Aus Platzgründen
kauft sie einen PC mit Flachbildschirm, dazu Drucker, Scanner und
eine Digitalkamera – Geräte, die ihre PR-Arbeit unterstützen.
Ihr neues Telefon hat unterschiedliche Klingeltöne für
unterschiedliche Anrufer (privat, beruflich oder unbekannt), eine
Freisprechanlage und es unterstützt Funktionen wie Rufweiterleitung
zum Mobiltelefon.
Aufgabe 6 „Technik-Check“
Beraten Sie gemeinsam mit mehreren unterschiedlichen Fachhändlern,
welche technische Ausstattung Ihren beruflichen Ansprüchen
am nächsten kommen. Beginnen Sie ihre Gespräche, indem
Sie den Händlern eine Liste von typischen und regelmäßigen
Technikanwendungen Ihres Arbeitsalltags vorlegen. Die komplette
Einrichtung ihres Musiker-Sekretariats kostet Eva insgesamt zwei
Wochen Zeit, innerhalb derer sie Kataloge wälzt und entfernt
gelegene Fachgeschäfte besucht. Bei ihren Einkaufstouren hat
sich Eva ein Zeitplanbuch zugelegt, dass sie bei ihrer Tagesplanung
unterstützt. Die Finanzierung der Gesamtausstattung erfordert
einen Kleinkredit von Oma, die die Notwendigkeit der Investition
einsieht. Den Einzug in das Büro feiert Eva mit einer musikalisch
unterlegten Networking-Party, zu der sie Freunde und potenzielle
Kunden einlädt. Das Staunen über so viel optimistische
und organisch wirkende Selbstorganisation nimmt kein Ende. Für
Eva ist es der erste gelungene Schritt in die schwierige Phase der
„Unternehmensgründung“.
